Come convalidare i tuoi GTIN in 5 step

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    Se i tuoi GTIN sono errati i tuoi prodotti non verranno approvati su Google Shopping e Amazon, così come su altri canali e piattaforme di vendita. Puoi accertarti che i tuoi GTIN siano corretti in 5 step per evitare delle situazioni spiacevoli in cui i GTIN non sono validi.

    Oggigiorno, il GTIN è il miglior codice di identificazione per un prodotto. La maggior parte delle piattaforme e sistemi ecommerce usano i GTIN per identificare i vari prodotti. Dato che i GTIN hanno un impatto importante sulla catena di distribuzione globale, assicurarti che i tuoi “global trade item number” siano validi è di fondamentale importanza.

    Con così tanti prodotti che vengono venduti in tutto il mondo, e soprattutto con l’ascesa degli acquisti online, sistemi e piattaforme ecommerce necessitano di un modo inequivocabile per differenziare i prodotti in commercio.

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    Ecco perché il Global Trade Item Number (GTIN), uno standard sviluppato dall’organizzazione internazionale no-profit GS1, entra in gioco. I GTIN vengono usati per identificare e differenziare i vari oggetti in commercio. Dato che molti sistemi e piattaforme si affidano ai GTIN per verificare l’unicità di un prodotto, è importante essere in grado di risolvere qualsiasi errore che si potrebbe presentare.

    Tutti i GTIN sono globalmente unici, e per assicurarsi che due oggetti non abbiano lo stesso GTIN, è possibile applicare una procedura standard che protegge da duplicati.

    Ci sono quattro tipi di GTIN: GTIN-14, GTIN-13, GTIN-12 e GTIN-8, e gli intervalli sono assegnati a seconda della nazione. Inoltre, ogni nazione assegna un intervallo più piccolo a società e proprietari di prodotti, e le società, da parte loro, assegnano un numero in quell’intervallo per ogni prodotto.

     

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    Questo assicura che la procedura sia veloce e non ci siano dei ritardi non necessari nell’assegnazione del GTIN, considerando l’alto volume di richieste di GTIN.

    Il modo più semplice per convalidare il tuo GTIN è dare un’occhiata al codice sul tuo prodotto e verificare se è uguale quello registrato. Se questo non è possibile, puoi convalidare un GTIN in 5 step.

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    1. Verifica tutti i 14 caratteri

    Abbiamo detto che ci sono quattro tipi di GTIN, a seconda del numero di caratteri che hanno: 8, 12, 13 e 14. Nonostante ciò, per rendere le cose più chiare, tutti i GTIN sono espressi in 14 caratteri, aggiungendo degli 0 a sinistra.

     

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    Puoi trovare il GTIN di un prodotto manualmente, dalla scatola dell’oggetto. Assicurati di leggere tutti i caratteri, a prescindere che alcuni sembrino più piccoli, o siano posizionati leggermente al lato rispetto al codice a barre.

    Se prendi il GTIN da un database o da un’altra risorsa, il problema che potresti trovare è che non tutti i database sono conformi agli standard GS1. Se ti affidi a un database, assicurati di sapere come funziona. Altrimenti, potrebbero presentarsi degli errori: per esempio, un database non conforme, potrebbe conservare parte della sequenza GTIN, omettendo il carattere di controllo.

    Nel resto dell’articolo, utilizzeremo il formato a 14-caratteri per spiegare come funziona la convalidazione del GTIN.

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    2. Verifica il prefisso GS1

    Dopo aver completato il primo step, devi iniziare a convalidare i numeri che compongono la sequenza. Devi iniziare con il prefisso GS1, che consiste in N2, N3 e N4.

    Un prefisso GS1 è praticamente un codice nazione che aiuta a identificare l’organizzazione membro GS1 dove è registrato il produttore (tuttavia, questo non indica necessariamente il luogo in cui viene realizzato il prodotto). Nazioni più grandi tendono ad avere intervalli più grandi di GTIN - per esempio, i prefissi GS1 del Giappone vanno da 450 a 459. Fino ad ora, quasi la metà dei prefissi non sono stati assegnati a delle nazioni.

    Fino ad ora, abbiamo parlato di come funziona la convalida dei prefissi GS1 per GTIN-14, GTIN-13 e GTIN-12. Nonostante ciò, convalidare il prefisso GS1 per GTIN-8 è leggermente differente. I primi tre numeri di un GTIN-8 scritto in formato a 14 caratteri (formalmente N7, N8 e N9) rappresentano il prefisso GS1-8, che viene assegnato da GS1 alle organizzazioni membri. La maggior parte dei prefissi GS1-8 corrispondono ai prefissi GS1.

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    3. Conferma il prefisso GS1 societario

    Se lo step precedente ci aiuta a posizionare il produttore sulla mappa o a collegarlo a un settore, questa parte della procedura ci informa su chi è il produttore. Il prefisso GS1 societario ha tra 4 e 11 caratteri, e parte dal 2° carattere del GTIN. Ogni prefisso societario è unico e aiuta a identificare che il brand sia assegnato all’interno di tutta la catena di distribuzione.

    Come convalidiamo il prefisso societario GS1? Ci sono 2 metodi disponibili: usando le liste di prefissi societari pubblicati delle organizzazioni membri GS1 o usando il GS1 Global Electronic Party Information Registry (GEPIR).

    Convalidare il prefisso societario attraverso le liste pubblicate dalle organizzazioni membri GS1

    Alcune organizzazioni membri GS1 pubblicano delle liste complete che includono i prefissi assegnati ai produttori. Queste liste sono disponibili in XML e vengono aggiornate frequentemente. Accedendo a tale lista, vedrai anche quando è stata aggiornata per l’ultima volta.

    Sai che è un prefisso societario è valido se i caratteri corrispondenti del GTIN sono perfettamente uguali ai numeri di un elemento all’interno della lista. Nonostante ciò, se un prefisso societario è all’interno dell’intervallo coperto da una lista, ma non riesci a trovarlo nella lista, allora non è valido.

    Convalidare il prefisso societario usando il GEPIR

    GEPIR è un database gestito dal GS1 che contiene informazioni su 1 milione di società. Senza dubbio, questo è il metodo migliore per convalidare un prefisso societario, dato che GEPIR raccoglie i dati da tutte le organizzazioni membri GS1.

    Sul sito GEPIR, hai l’opzione “Ricerca per GTIN”. Tutto ciò che devi fare è scrivere i 14 caratteri del GTIN e cliccare il pulsante Ricerca.

     

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    Se il prefisso societario è valido, i risultati della ricerca includeranno il nome del produttore e i dettagli di contatto. D’altra parte, se la ricerca riporta “nessun risultato trovato”, il prefisso societario è probabilmente non valido.

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    4. Convalida il resto del GTIN

    I tre step presentati fino ad ora ci aiutano a determinare se un GTIN è all’interno dell’intervallo di numeri assegnati dall’ufficio globale GS1 e, inoltre, se sia all’interno, o meno, di un intervallo specifico assegnato a una società membro GS1.

    Questo step spiega come convalidare la parte del GTIN data dal proprietario del prefisso societario a un prodotto specifico. Il numero può essere qualsiasi cosa il produttore desidera, a patto che sia unico all’interno delle operazioni generali della società.

    In questo step, convalidiamo tutti i caratteri del GTIN, ad eccezione del carattere di controllo (N14).

     

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    Al fine di convalidare un GTIN individuale, devi confermarlo con il proprietario del brand. Questo perché GS1 non offre alcun metodo per verificare se un GTIN individuale è stato assegnato.

    Fortunatamente, la maggior parte dei produttori con licenza GS1 offrono una lista completa di prodotti a cui hanno assegnato i GTIN. Nonostante ciò, in realtà, non devi fare questo ogni volta. Di solito solo in situazioni speciali, quando non hai ancora stabilito una relazione con una società membro GS1, o non hai una lista dei GTIN che la rispettiva organizzazione ha assegnato.

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    5. Assicurati che il carattere di controllo sia corretto

    Il quinto e ultimo step è cruciale. Questa parte della procedura si concentra sul convalidare il carattere di controllo (N14), che è calcolato in funzione degli altri numeri che compongono il GTIN.

    Il carattere di controllo è una garanzia - ti aiuta a proteggerti dagli errori di inserimento, come errori di battitura o sostituzione di caratteri.

    Fortunatamente, GS1 ti da tutto ciò che ti serve per verificare i caratteri di controllo. Hai un calcolatore per il carattere di controllo a tua disposizione, che puoi accedere proprio qui. Scrivi i numeri che compongono il GTIN (senza N14) e clicca il pulsante calcola.

    In alternativa, puoi calcolare il carattere di controllo manualmente, attraverso una semplice formula - dai un’occhiata alla tabella sotto.

     

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    Se il risultato ottenuto non corrisponde al N14, il GTIN non è valido e devi controllarlo di nuovo per assicurarti che sia scritto correttamente.

    Ecco qui: i 5 step che ti consentono di convalidare e controllare in ogni momento l’accuratezza di un GTIN. Ovviamente non è il modo più semplice consigliato per assegnare i GTIN a tutti i tuoi prodotti, ma puoi usare gli step presentati sopra per delle situazioni dove i GTIN risultano non essere validi.

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